Stored IQ
Stored IQ er tól sem aðstoðar notendur við að ná yfirsýn yfir óflokkuð gögn sem víða eru stórt vandamál.
En hvað eru óflokkuð gögn?
Allar upplýsingar sem ekki eru geymdar í gagnageymslum með fyrirfram skilgreinda uppbyggingu teljast óflokkuð gögn. Undir það flokkast m.a. öll sameiginleg drif, tölvupóst þjónar og fleira.
Þessi gögn hafa tilhneigingu til að hrannast upp þar sem engin þorir að meðhöndla gögn sem viðkomandi þekkir ekki.
Hvað gerir Stored IQ?
Tólið vinnur þannig að það keyrir í gegnum gögn og býr til index, ekki ósvipað og leitarvélar á borð við Google. Ekki nóg með að tólið lesi öll textaskjöl heldur er einnig hægt að finna orð sem birtast á öðru formi á borð við .pdf og .png myndformi. Auðvitað er nákvæmnin að einhverju leiti háð myndgæðum en skýrar myndir sem oft má finna í t.d. kynningarefni eða öðru slíku hafa komið vel út.
Yfirlit yfir gögn
Þegar búið er að kortleggja gögnin má nálgast yfirlit og skýrslur um gagnamengið á einfaldan hátt. Hér beint fyrir neðan má sjá nokkra af algengustu eiginleikunum til að leita eftir eða nota til að flokka gögn.
Hversu gamlar eru skrárnar?
Hvenær var þeim síðast breytt?
Hversu stórar eru þær?
Skrár eru flokkaðar í texta skjöl, myndir, tölvupóstar o.fl.
Eru til mörg afrit af sama skjali?
Ef þörf er á að leita sérstkalega að ákveðnum upplýsingum eða upplýsingum á ákveðnum formi er það einnig hægt. Sem dæmi gætum við viljað finna allar skrár sem innihalda kennitölu. Þá er hægt að skilgreina það form sem kennitala getur komið fyrir á. Líklega 10 stafa númer, hugsanlega með bili eða bandstriki eftir fyrstu 6 stafina.
Eftir að búið er að skilgreina leitarskilyrði er hægt að keyra þau á gagnasafnið. Þar sem búið er að búa til index-a er fljótlegt að leita í því, jafnvel að orðum inn í skjölum eða á myndum. Ef kennitölur finnast svo á stöðum sem ekki er eðlilegt að geyma persónuupplýsingar er hægt að keyra út lista yfir skrár og rannsaka þær sérstaklega.
Vert er að nefna að ákveðin form koma sjálfgefin, t.d. algengustu útgáfur af kreditkortanúmerum, netföngum og kennitölum.
Meðhöndlun gagna
Ef mörg frávik finnast í gögnunum er hægt að skilgreina aðgerðir til að taka á ákveðnum tilfellum. Það væri t.d. hægt að finna öll skjöl sem innihalda kortaupplýsingar eða kennitölur af ákveðnum stöðum og eyða þeim eða færa á í meira viðeigandi möppur.
Þetta er einnig hægt að nýta til að skapa líftíma fyrir gögn innan fyrirtækja. Hægt er að færa til gögn sem eru talin vera úrelt og ef enginn vitjar þeirra innan ákveðins tíma sem getur verið eitt til tvö ár er hægt að eyða þeim raunverulega. Þetta getur sparað pláss, minkað óreiðu á sameiginlegum drifum og lágmarkað líkur á að persónurekjanleg gögn séu geymd of lengi og á óviðeigindi máta
Mikill ávinningur á stuttum tíma
Innleiðing á Stored IQ er tiltölulega einföld. Fljótlega eftir uppsetningu er svo hægt að sjá upplýsingar um gögnin án þess að það þurfi að leggja mikla vinnu í flóknar tengingar við önnur kerfi. Stök keyrsla (e. data assessment) getur verið góð leið til að ná yfirsýn yfir mikið magn af gögnum með lítilli fyrirhöfn á stuttum tíma. Fordæmi eru fyrir því að kaupa einungis staka keyrslu til að ná yfirsýn og þá er því sleppt að kaupa hugbúnaðarleyfi til lengri tíma.
Með því að kaupa hinsvegar leyfi til lengri tíma er hægt að setja upp ferla til að gefa gögnum ákveðinn líftíma. Að einhverju leiti ekki ósvipað því hvernig Identity management lausnir eins og ISIM eða IGI halda utan um notendur.